I/ DIFINIZIONI DI U POSTU (ROLLU È MISSIONI) / DEFINITION DU POSTE

 

Placé sous l’autorité directe du Directeur et/ou du Directeur Adjoint de la Protection de l’Enfance, ses missions principales sont :

.

• Assurer le secrétariat et apporter une aide permanente au responsable en terme d’organisation personnelle, de gestion, d’accueil, de classement et de suivi de dossier
• Réalisation de l’interface avec les différents bureaux et services de la Direction , les différents services et directions de la Collectivité et les instances extérieures.
• Assurer l’archivage

 

Le poste est basé à AIACCIU.

 

II/ ATTIVITÀ PRINCIPALI / ACTIVITES PRINCIPALES

 

• Organiser la vie professionnelle du cadre
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer la gestion et le traitement des informations orales et écrites
• Effectuer le suivi du courrier (arrivée –départ) et du planning
• Assurer la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique
• Organiser et planifier les réunions,
• Effectuer le suivi et le classement des divers dossiers
• Traitement de dossier d’archivages intermédiaires, manutention, conditionnement en cartons

 

III/ CUNNISCENZI È CAPACITÀ RICHIESTI / CONNAISSANCES ET CAPACITES REQUISES

 

Sapè fà / Savoir-faire :

• Réception, traitement et diffusion du courrier et des informations

- appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;

- diffusion de l’information

• Savoir rédiger, analyser et synthétiser
• Assurer la coordination des parapheurs
• Tri, classement et archivage de documents
• Réalisation de travaux de bureautique, prise de note, secrétariat de réunion, rédaction de compte rendu de réunion
• Planification, organisation et suivi des réunions
• Gestion et suivi de l’agenda du Directeur et/ou Directeur Adjoint
• Gestion des appels téléphoniques
• Savoir solliciter la hiérarchie si difficultés ;

 

 

Sapè / Savoirs :

 

• Maîtrise des règles d’expression écrites et orales
• Fonctionnement de l’Internet et de l’Intranet ;
• Notion d’organisation et de gestion du temps.
• Connaissance des règles de classement et d’archivage
• Connaissance des techniques de secrétariat (prises de notes, écriture abrégée, frappe)
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, messagerie électronique)
• Connaissance ou être apte à suivre une formation sur le logiciel IODAS
• Connaissance des techniques et outils de communication
• Capacités rédactionnelles
• Capacités à communiquer
• Sens de l’organisation, discrétion et motivation

 

Sapè essa / Savoir-être :

 

• Respect absolu de la confidentialité des informations
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de la communication, aisance relationnelle
• Rigueur
• Capacité à hiérarchiser les priorités ;
• Respect des délais impartis
• Pédagogie

 

IV/ RILAZIONI / RELATIONS

 

-    Echanges permanents avec les responsables de bureaux et services de la Direction, les usagers, les agents

-    Contacts fréquents avec les autres services et directions de la Collectivité.

 

En tant que collaborateur de la Direction de la Protection de l’enfance, l’agent est tenu par le secret professionnel (art. L221-6 du code de l’action sociale et des familles)