I/ DIFINIZIONI DI U POSTU (ROLLU È MISSIONI) / DEFINITION DU POSTE

 

Placé sous l’autorité du directeur et du directeur adjoint de la protection de l’enfance, l’agent est chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique intermédiaires de la DPE.et de la mise à jour des différents points de classement des archives

 

• Rôle :
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
  • Assurer l’archivage

 

Le poste basé à AIACCIU.

 

II/ ATTIVITÀ PRINCIPALI / ACTIVITES PRINCIPALES

 

            -Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des différents partenaires :

            -Réception des appels téléphoniques

            -Accueil des usagers et différents partenaires

            -Renseignements et orientation vers services concernés

            -Accompagner les usagers dans la constitution de certains dossiers

            -Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux

            -Annoncer aux travailleurs sociaux leurs rendez-vous

 

            -Exécuter, au sein de la DPE, des travaux de classement et de conditionnement des documents et organiser leur préservation :

• Traitement des dossiers d’archives intermédiaires ;
• Manutention, conditionnement en cartons 
• Etablir des tableaux de tri numérotés facilitant la recherche des futurs dossiers

 

III/ CUNNISCENZI È CAPACITÀ RICHIESTI / CONNAISSANCES ET CAPACITES REQUISES

 

      -Comprendre les demandes ;

      -S’exprimer correctement oralement et par écrit ;

      -Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les usagers ;

      -Prise de messages ;

      -Trier, photocopier et assembler les documents pour leur bon traitement ;

      -Appréhender le caractère d’urgence des informations ;

-Enregistrement des courriers arrivés ;

-Numéroter les courriers et enquêtes diverses pour l’enregistrement dans les cahiers ;

-Connaissance des techniques de classement d’organisation des fonds documentaires ;

-Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;

-Savoir solliciter la hiérarchie si difficultés ;

-Autonomie ;

-Rigueur ;

• Respect de la hiérarchie ;
• Sens du travail en équipe et sens des responsabilités ;
• Discrétion et obligation de réserve ;
• Respect de la confidentialité ;

-     Capacité à travailler en équipe ;

-    Adaptabilité.

 

IV/ CUNDIZIONI D’ASARCIZIU / CONDITIONS D’EXERCICE

 

-Horaires spécifiques liés aux agents d’accueil des services sociaux ;

-Contacts directs avec le public ;

-Devoir de discrétion et de confidentialité ;

-Disponibilité ;

-Permis de conduire nécessaire ;

-Expérience en gestion administrative de dossier.

 

 

V/ AUTUNUMIA È RISPUNSABILITÀ / AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉ

 

                 -Faible autonomie dans l’organisation du travail

                 -Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils

                 -Responsabilité de la bonne image de la direction et de la Collectivité.